Background Image

BIBLIOTEKA KOMUNIKACYJNA KS-BKE - System pomocy

  • 1. Inauguracja

    Aby rozpocząć pracę z programem należy uruchomić procedurę inauguracji systemu KS-EWD. Umożliwia ona zaznajomienie się z możliwościami programu oraz podstawowymi informacjami dotyczącymi sposobów jego wykorzystania. Ważnym elementem procesu inauguracji jest również rejestracja na serwerze KS-EWD firmy KAMSOFT w celu umożliwienia późniejszej komunikacji.

    Po wybraniu opcji Inauguracja  lub użyciu kombinacji klawiszy Ctrl+1 zostaje wyświetlony ekran powitalny produktu.


    Jeżeli z tej pozycji zostanie wybrana opcja Dalej, wówczas zostanie wyświetlone okna w którym należy podać hasło do systemu.


    Po podaniu hasła i naciśnięciu przycisku Dalej pojawia się okno z podziękowaniem za dokonanie rejestracji


    Kolejne kliknięcie Dalej wyświetla okno pozwalające zakończyć proces inauguracji.


  • 2. Hurtownie

    Opcja ta pozwala na komunikację z serwerem wybranej hurtowni w celu przeglądania ofert, sprawdzania dostępności oraz cen towarów lub składania zamówień.

    Po wybraniu opcji Hurtownie lub użyciu skrótu klawiaturowego Ctrl+2 zostaje wyświetlona lista hurtowni wraz z adresami ich serwerów. Listę tą można odświeżyć pobierając aktualną wersję z KAMSOFT za pomocą łącza Pobierz znajdującego się w górnej części okna.


    Aby podłączyć się do wybranej hurtowni należy kliknąć na łącze odnoszące się do danego serwera. Następnie w pojawiającym się oknie należy podać hasło dostępu do w/w serwera i nacisnąć przycisk OK.


    Po wykonaniu tych czynności program otwiera okno główne zawierające listę dosępnych funkcji.


  • 2.1. Zmiana hasła

    Funkcja ta umożliwia korektę hasła jeśli zostało ono uprzednio błędnie wprowadzone i nie nastąpiło zalogowanie do serwera. Znajduje się ona w głównym oknie programu.


    Po naciśnięciu przycisku Zmiana hasła pojawia się okno w którym należy wpisać hasło i zaakceptować przyciskiem OK.


    Po wyświetleniu w/w okna można również zrezygnować ze zmiany hasła wybierając przycisk Anuluj.

  • 2.2. Przejdź do listy hurtowni

    Funkcja ta umożliwia ponowny wybór hurtowni, do której chcemy się zalogować. Ułatwia pracę gdy chcemy sprawnie przemieszczać się pomiędzy kilkoma hurtowniami.

    Po naciśnięciu przycisku Przejdź do listy hurtowni , znajdującego się w oknie głównym programu, następuje przekierowanie do strony z listą wyboru hurtowni, gdzie ponownie można wybrać serwer hurtowni, z którym chcemy się połączyć.


    Dalszy ciąg postępowanie jest identyczny jak opisany w punkcie 2. Hurtownie.

  • 2.3. Pobierz pliki kontrahenta

    Na serwerze hurtowni znajdują się specjalne foldery w których mogą być umieszczane pliki przeznaczone dla kontrahentów (każdy kontrahent posiada swój folder). Po naciśnięciu przycisku Pobierz pliki kontrahenta pojawia się okno sygnalizujące nawiązanie połączenia.


    Podczas tego połączenia następuje pobranie plików z folderu kontrahenta i równoczesne skasowanie ich z serwera.

    Uwaga! Przy pierwszej próbie pobrania czegokolwiek z serwera na stacji lokalnej w folderze, w którym zainstalowany jest program tworzy się folder o nazwie KS-EWD, będący folderem wymiany danych – w nim umieszczane będą wszystkie dane pobrane z serwera.

    Następstwem pobrania plików jest wyświetlenie się okna z komunikatem o zakończeniu czynności oraz możliwościami: Pokaż – otwiera pobrany plik (przy większej liczbie plików wyświetlana jest lista pobranych plików z możliwością wyboru), Otwórz folder – otwiera folder, w którym zostały zapisane pliki (EWD), OK – zamyka okno informacyjne.


    W przypadku gdy w folderze kontrahenta na serwerze nie znajdują się żadne nowe pliki wyświetlany jest stosowny komunikat.


  • 2.4. Pobierz pliki wspólne

    Na serwerze hurtowni oprócz folderów opisanych w punkcie 2.3. Pobierz pliki kontrahenta znajduje sie folder, którego zawartość jest przeznaczona dla wszystkich kontrahentów. Wybranie opcji Pobierz pliki wspólne powoduje ich pobranie z serwera hurtowni. Tak jak w przypadku pobierania plików kontrahenta pojawiają się okna informacyjne.



    Istotną różnicą w mechanizmie działania tej funkcji w porównaniu z opisaną w punkcie 2.3. Pobierz pliki kontrahenta jest fakt, iż pobrane pliki nie są kasowane z serwera. W przypadku kiedy na serwerze znajdują się pliki, które zostały już wcześniej pobrane następuje ich ponowne pobranie.

  • 2.5. Pobierz dokument

    Na serwerze hurtowni oprócz folderów opisanych w punkcie 2.3. Pobierz pliki kontrahenta znajduje sie folder, którego zawartość jest przeznaczona dla wszystkich kontrahentów. Wybranie opcji Pobierz pliki wspólne powoduje ich pobranie z serwera hurtowni. Tak jak w przypadku pobierania plików kontrahenta pojawiają się okna informacyjne.



    Istotną różnicą w mechanizmie działania tej funkcji w porównaniu z opisaną w punkcie 2.3. Pobierz pliki kontrahenta jest fakt, iż pobrane pliki nie są kasowane z serwera. W przypadku kiedy na serwerze znajdują się pliki, które zostały już wcześniej pobrane następuje ich ponowne pobranie.

  • 2.6. Pobierz listę dokumentów

    Na serwerze hurtowni znajdują się różne dokumenty, np. faktury. Opisana tu funkcja pozwala na wygenerowanie i pobranie wymaganego dokumentu. Po wybraniu opcji Pobierz dokument program wyświetla okno z zapytaniem o numer dokumentu do wyświetlenia.

     

    Po wpisaniu numeru żądanego dokumentu i zaakceptowaniu go przyciskiem OK następuje komunikacja z serwerem.


    W następnym kroku zostaje wyświetlone okno z informacją o przyjęciu zlecenia i wygenerowaniu pliku odpowiedzi.

     

    Wygenerowany plik został umieszczony na serwerze w folderze kontrahenta. Można go pobrać korzystając z funkcji opisanej w punkcie 2.3. Pobierz pliki kontrahenta

  • 2.7. Wyślij zamówienie

    Funkcja ta pozwala na wysłanie (złożenie) wcześniej utworzonego zamówienia do hurtowni w celu jego realizacji. W odpowiedzi na złożone zamówienie zostanie wygenerowana lista braków informująca kontrahenta o tym które produkty i w jakich ilościach zostaną dostarczone, a które nie ze względu na możliwe braki magazynowe.

    Po wybraniu opcji Wyślij zamówienie pojawia się okno, w którym należy wskazać utworzony uprzednio (np. w KS-HURT) plik zamówienia.


    Po naciśnięciu przycisku Otwórz następuje nawiązanie połączenie z serwerem o czym informuje nas odpowiedni komunikat.


    Następnie pojawia się okno informujące o przesłaniu zamówienia i wygenerowaniu listy braków, która została zapisana w folderze EWD.


    Naciśnięcie przycisku Pokaż spowoduje wyświetlenie pliku tekstowego, będącego listą braków dla danego zamówienia. Przycisk Otwórz folder spowoduje otwarcie folderu EWD (2.3. Pobierz pliki kontrahenta), natomiast naciśnięcie OK zamknie powyższe okno.

    Uwaga! Domyślnym typem plików używanym w wymianie danych pomiędzy hurtowniami i aptekami jest KamsoftText (nazwa.kto). Jest to format powszechnie stosowany w w/w komunikacji. Domyślnie jest obsługiwany przez program Notatnik.
    Nazwa pliku braków jest generowana na podstawie nazwy pliku zamówienia poprzez zamianę w nazwie oznaczenia ZM na BR np. ZM000005 -> BR000005.

  • 2.8. Nowe zamówienie

    Funkcja ta pozwala na utworzenie nowego zamówienia na podstawie oferty towarowej pobranej z hurtowni. Utworzone zamówienie można następnie wysłać do hurtowni w celu jego realizacji. W odpowiedzi na złożone zamówienie zostanie wygenerowana lista braków informująca kontrahenta o tym, które produkty i w jakich ilościach zostaną dostarczone, a które nie ze względu na możliwe braki magazynowe.

    Po wybraniu opcji Nowe zamówienie pojawia się okno, w którym należy podać numer nowego zamówienia. System automatycznie podpowiada pierwszy wolny numer zamówienia.


    Po naciśnięciu przycisku OK zostaje otwarte okno, w którym można utworzyć nowe zamówienie.


    W pierwszej kolejności należy użyć przycisku Otwórz a następnie wybrać opcję Ctrl+F2 Otwórz ofertę. Następnie z oflderu ODBR wybranej hurtowni należy otworzyć wybraną ofertę towarową. Sposób pobierania oferty od hurtowni został opisany w punktach 2.10. Pobierz ofertę i 2.11. Pobierz ofertę (wew. kod towaru)


    Wybrana oferta zostanie wczytana w górnej części okna. Towary z oferty można wszukiwać na podstawie nazwy lub numeru BLOZ. W tym celu należy w polu Szukaj wg: wpisać szukaną nawę leku lub jego numer BLOZ. Poniższy rysunek przedstawia wyszukane w ofercie wszystkie leki zawierające w sowjej nazwie ciąg znaków APAP.

    Następnie odszukany lek można dodać do zamówienia za pomocą przycisku F2 Dodaj lub klawisza Enter. Należy pamiętać aby dodawana pozycja posiadała przypisany numer BLOZ, w innym przypadku system nie pozwoli na dodanie towaru do zamówienia. Po naciśnięciu przycisku F2 Dodaj lub klawisza Enter zostanie otwarte okno, w którym należy podać ilość towaru jaka ma zostać zamówiona.

    Po podaniu ilości towaru, która ma zostać zamówiona system automatycznie podlicza wartość netto i brutto pozycji. Następnie po naciśnięciu przycisku OK lub klawisza Enter towar zostanie dodany do zamówienia.

    W celu poprawy ilość towaru, która ma zostać zamówiona należy skorzystać z przycisku F4 Popraw, nartomiast usunięcie towaru z zamówienia odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku F8 Usuń. Przygotowane w ten sposób zamówienie może zostać zapisane za pomocą przyciksu Zapisz lub bezpośrednio wysłane do wybranej wcześniej hurtowni.

    Aby wysłać zamówienie do hurtowni należy nacisnąć przycisk Wyślij. System wyśle zamówienie do wybranej hurtowni.

    Po wysłaniu zamówienia z hurtowni zostanie odebrana (w zależności od ustawień) lista braków. Na podstawie odebranej listry braków można utworzyć kolejne zamówienie. W tym celu należy najpierw nacisnąć przycisk Nowe i podać numer nowego zamówienia. Następnie po naciśnięciu przycisku Importuj należy wybrać z listy odpowiednią listę braków na podstawie, której zostanie uwtorzone nowe zamówienie.

  • 2.9. Pobierz listę braków

    Funkcja umożliwia pobranie listy braków do wcześniej wysłanego (złożonego) zamówienia.
    Opcja Pobierz listę braków spowoduje pobranie pliku zawierającego listę braków z katalogu kontrahenta. Jest to przydatna opcja gdy z jakichś powodów lista braków nie została pobrana równocześnie z pojawieniem się potwierdzenia o złożeniu zamówienia, np. gdy hurtownia nie obsługuje automatycznego odsyłania listy braków lub gdy zamówienie wymaga recznej obsługi (promocje)

    Po wybraniu w/w opcji wyświetlane jest okno w którym należy wskazać przesłany wcześniej plik zamówienia, dla którego nie otrzymaliśmy listy braków.


    Po wskazaniu zamówienia i zaakceptowaniu przyciskiem OK pojawia się okno informujące o nawiązaniu połączenia z serwerem,


    a następnie okno informujące o odnalezieniu listy braków dla wskazanego zamówienia.


    Gdy na serwerze nie znajduje się nie pobrana lista braków nieodpowiadająca wskazanemu zamówieniu program sygnalizuje to odpowiednią informacją.


    Uwaga! Lista braków zostanie również pobrana przy wykorzystaniu funkcji opisanej w punkcie 2.3. Pobierz pliki kontrahenta, jednakże wówczas zostaną również pobrane wszystkie pliki znajdujące się w folderze kontrahenta.

  • 2.10. Pobierz ofertę

    Funkcja ta umożliwia pobranie z serwera plików zawierających ofertę hurtowni oraz aktualne promocje. Po wybraniu opcji Pobierz ofertę następuje komunikacja z serwerem co sygnalizowane jest pojawieniem się odpowiedniego okna,


    a następnie wyświetlana jest informacja o pobraniu plików.


    Pliki zawierające ofertę zostają zapisane w folderze EWD (2.3. Pobierz pliki kontrahenta). W postaci spakowanej ZIP-em. Nazwa plików zawierających ofertę rozpoczyna się literami OF, natomiasta pliki z promocjami posiadają nazwę zaczynającą się od liter OP.

  • 2.11. Pobierz ofertę (wew. kod towaru)

    Opcja Pobierz ofertę (wew. kod towaru) działa w taki sam sposób jak opisana w punkcie 2.10. Pobierz ofertę, z tą różnicą, że pobierany plik oferty zapisany jest w formacie .dbf i jest spakowany do TWRA.zip. Pliki o razszerzeniu dbf są plikami bazodanowymi i są obsługiwane przez KS-Dolphin. Ewentualnie zawartość pliku można również przejżeć w programie Microsoft Excel/ Open Office Calc gdzie jest prezentowana w formie tabel. Plik w tym formacie jest wykorzystywany przez apteki, które nie posiadają oprogramowania firmy KAMSOFT.


  • 2.12. Sprawdź stan i cenę towaru

    Funkcja ta umożliwia uzyskanie informacji o cenie i dostępności wybranego towaru. Po wybraniu opcji Sprawdź stan i cenę towaru wyświetla się okno, w którym należy podać identyfikator towaru (np. nr KS-BLOZ) oraz ilość sztuk jakiej ma dotyczyć zapytanie.


    Uwaga! KS-BLOZ jest to Baza Leków i Środków Ochrony Zdrowia. Każdy znajdujący się w bazie produkt jest dokładnie opisany oraz posiada swoje dwa unikalne numery: indeks BLOZ (7) oraz indeks BLOZ (12). Z dokładniejszymi informacjami na temat Bazy można się zapoznać na stronie internetowej www.bloz.pl. Na stronie tej jest dostępna również wyszukiwarka leków, za pomocą której można odnaleźć kartę dowolnego produktu zarejestrowanego w KS-BLOZ.

    W KS-BKE można wykorzystać tzw. maskowany indeks BLOZ.
    W indeksie BLOZ (12) cyfry na konkretnych miejscach posiadają określone znaczenie:
    - cyfry szósta i siódma określają postać lub dawkę,
    - cvfra ósma - opakowanie,
    - cyfra dziewiąta - czy produkt jest krajowy lub zagraniczny,
    - cyfry od dziesiątej do dwunastej to kod producenta.

    Dokładne informacje o systemie kodowania w KS-BLOZ i sposobie jego tworzenia znajdują się na stronie w bazie wiedzy

    Maskowanie polega na wprowadzeniu pięciu pierwszych cyfr indeksu natomiast dalsze mogą zostać zastąpione zerami, lub podane zgodnie z naszymi wymaganiami, np. 135390001886 - APAP, produkt krajowy, wyprodukowany przez US PHARMACIA SP. Z O.O. (brak informacji o postaci, dawce, opakowaniu).


    Po wprowadzeniu parametrów i zaakceptowaniu przyciskiem OK następuje komunikacja z serwerem sygnalizowana odpowiednim oknem.


    Po jej zakończeniu, jeżeli towar został odnaleziony, zostaje wyświetlona tabela zawierająca informacje o żądanym produkcie.


    Po zapoznaniu się z wynikami zapytania można wrócić do poprzedniego menu klikając Powrót do menu lub klikając Przejdź do listy hurtowni powrócić do listy umożliwiającej wybór hurtowni, z której serwerem chcemy nawiązać połączenie.

  • 2.13. Otwórz folder wymiany danych

    Funkcja ta pozwala na łatwy i szybki dostęp do, pobranych z serwerów hurtowni, dokumentów. Wybranie opcji Otwórz folder wymiany danych powoduje otwarcie i wyświetlenie folderu EWD (dokładny opis folderu znajduje się w punkcie 2.3. Pobierz pliki kontrahenta).


  • 3. O programie

    Funkcja ta przedstawia podstawowe informacje o programie. Jej uruchomienie następuje poprzez wybranie opcji O programie lub naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+3 co spowoduje wyświetlenie w oknie programu, strony internetowej zawierającej informacje programie.


  • 4. Pomoc

    Opcja ta udostępnia system pomocy do KS-BKE zawierający szczegółowy opis wszystkich funkcji. Aby uruchomić system pomocy  należy nacisnąć opcję Pomoc lub wybrać z klawiatury kombinację klawiszy Ctrl+4 co spowoduje wyświetlenie w oknie programu strony internetowej zawierającej pomoc do produktu.