Przedstawiciel producenta odwiedzając klienta ma do spełnienia szereg zadań jednym z nich jest zbudowanie zamówienia.  mu za pomocą urządzenia mobilnego przesyła zamówienie bezpośrednio do hurtowni, w której jest ono automatycznie realizowane. Następnie hurtownia automatycznie odsyła potwierdzenie zamówienia (listę braków) do przedstawiciela, który może powiadomić aptekę o niezrealizowanej części zamówienia. Wyeliminowanie  "czynnika ludzkiego" w procesie realizacji zamówienia pozwala obniżyć ilość błędów powstałych przy obsłudze zamówień. Wysyłanie zamówień mailem, faksem oraz ich drukowanie i ręczne wprowadzanie do systemu to już przeszłość. Pełna automatyzacji procesu zamówienia to teraźniejszość.

Wysyłanie informacji o produktach

Wiadome jest, że producenci chcą mieć jak najwięcej informacji z rynku o własnych produktach. Dane, którymi dysponują hurtownie są dla nich szczególnie ważne. Do tej pory hurtownie musiały zatrudniać osoby, które były odpowiedzialne za dostarczanie danych do producentów, co wiązało się dodatkowymi kosztami.

Proponujemy hurtowniom, możliwość wysyłania do producenta (musi on podpisać umowę z hurtownią) informację o sprzedaży i stanach magazynowych tylko jego własnych produktów. Raporty generowane i wysyłane są automatycznie z wcześniej ustaloną częstotliwością. Jest to pewne źródło danych o własnych produktach dla producenta i co bardzo ważne, nie wymusza na hurtowniach ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z obsługą tych raportów.

Hurtownie działając na rynku farmaceutycznym otrzymują dziennie ogromne ilości komunikatów z aptek i od producentów. Dlatego aby odciążyć hurtownie, przygotowaliśmy funkcję rozliczanie upustów z producentami. System hurtowni automatycznie przygotuje raport o udzielonych rabatach przez przedstawicieli producenta. Raport zostanie automatycznie wysłany do producenta z wcześniej ustaloną częstotliwością. Takie rozwiązanie daje hurtowniom pewność, że żaden rabat producenta nie zostanie pominięty w natłoku informacji.

USŁUGI SERWERA HURTOWNI DLA APTEKI

Zapytanie o stan i cenę produktu

 

Funkcja pozwala aptece w trybie natychmiastowym, sprawdzić w hurtowni aktualną cenę towaru, jego dostępność oraz termin dostawy. Apteka może takie zapytanie wysłać wiele razy w ciągu dnia i nie wpłynie to na wydajność systemu hurtowni i apteki, a także na koszty komunikacji, ponieważ nie pobieramy opłaty za ruch w sieci. Takie rozwiązanie wpływa na korzystny wizerunek hurtowni a także zmniejsza obciążenie pracy działów odpowiedzialnych za kontakt z klientem.

Uzyskane informacje to:

- numer BLOZ,

- cena zakupu netto,

- nazwa towaru,

- cena sprzedaży brutto,

- najbliższy termin wyjazdu trasy,

- dostępność,

- planowana data dostępności towaru.

 

Promocje dostawców

Przekazanie informacji do aptek o promocji w jednym czasie jest dość karkołomnym zadaniem. Trzeba wykonać dosyć sporą liczbę telefonów, wysłać tysiące maili i listów. A i tak nie mamy pewności, że Aptekarz w gąszczu informacji dostrzeże naszą. Za pomocą funkcji promocje dostawców, apteka dowie się o promocji pobierając ich listę od hurtowni wspierających KS-SEW, bądź w trakcie tworzenia zamówienia (przy towarze promocyjnym pojawi się odpowiedni znacznik informujący aptekę o możliwości zamówienia leku w promocji). Dzięki tej funkcji znacznie wzrośnie ilość realizowanych pozycji zamówień, do tej pory z uwagi na promocje większość była odrzucana i konieczny był kontakt telefoniczny.

 

Realizacja zamówień z apteki

Apteka tworzy zamówienie w swoim systemie i za pomocą KS-EWD przesyła je do hurtowni, gdzie dokonuje się automatyczna rezerwacja towarów oraz zostaje odesłane potwierdzenie zamówienia (lista braków). Komunikaty wymieniane są bezpośrednio pomiędzy apteką a hurtownią, bez udziału pośredników. Brak pośredników w komunikacji jest gwarancją bezpieczeństwa wymienianych informacji. Automatyzacja procesu realizacji zamówień oszczędza czas, eliminuje powstanie błędu przy ich wprowadzaniu do systemu a natychmiastowe potwierdzenie zamówienia zwiększa atrakcyjność handlową hurtowni.

 

Udostępnienie oferty

System na żądanie apteki przesyła aktualną ofertę handlową. Obsługiwane są oferty ogólne oraz indywidualne przygotowane dla każdej apteki. Apteki otrzymują stały dostęp do aktualnej oferty a hurtownia ma możliwość szybkiego informowania o atrakcyjnych obniżkach cen. Dzieje się to błyskawicznie bez dodatkowych kontaktów pomiędzy apteką a hurtownią. Rezygnacja z telefonicznego powiadomienia o ofertach pozwala na znaczne ograniczenie kosztów funkcjonowania hurtowni.

 

Pobieranie dokumentów

Za pomocą funkcji pobieranie dokumentów - apteka, pobiera drogą elektroniczną od hurtowni dokumenty handlowe, które następnie są automatycznie wczytane do jej systemu informatycznego. Rezygnacja z zapisu dokumentów na dyskietkach jest bardzo wygodnym rozwiązaniem dla hurtowni a apteka może pobrać np. fakturę, w chwili odebrania potwierdzenia zamówienia. Takie rozwiązanie pozwoli zredukować dość wysokie koszty związane z  dyskietkami a także ograniczyć do minimum powstawanie błędów.

 

DALSZY ROZWÓJ

Elektroniczna Wymiana Danych to strategia rozwoju programów KAMSOFT pod kątem wykorzystania nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych. System KS-SEW jest stale rozwijany i dostosowywany do potrzeb użytkowników.